Begonnen wurde damit schon direkt nach Abschluss der ADAC Rallye Deutschland 2012 – ganz nach dem Motto: Nach der Rallye ist vor der Rallye. Durch die Fahrerpräsentation am Kölner Dom und die Integration von zwei komplett neuen Wertungsprüfungen fielen die Planungsaufgaben in diesem Jahr noch einmal umfangreicher aus als in den Vorjahren. Am Anfang standen dabei zahlreiche Abstimmungen mit allen Gemeinden im Einzugsbereich.
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Das Ergebnis ist ein fast 170 Seiten starker und mit rund 25 Lagekarten illustrierter amtlicher Genehmigungsantrag für die ADAC Rallye Deutschland 2013, der problemlos von den Behörden abgesegnet wurde. Wie in den Vorjahren erhielt die ADAC Rallye Deutschland auch 2013 die breite Unterstützung von den mehr als 60 Bürgermeistern und Ortsvorstehern der beteiligten Kommunen. Die ADAC Rallye Deutschland ist seit Jahren ein gern gesehener Gast in der Rallye-Region und sorgt mit ihren gut 200.000 Besuchern unter anderem für Mehreinnahmen beim regionalen Einzelhandel und in der Gastronomie. Darüber hinaus ist der deutsche Weltmeisterschaftslauf durch seine internationale Präsenz in den Medien ein wertvoller Werbeträger für die Region.In den Tagen vor dem Rallye-Beginn ist das permanente Rallye-Büro in Birkenfeld das Schaltzentrum für die letzten Vorbereitungen. Zu den Aufgaben der vier permanenten Mitarbeiter gehört unter anderem der Versand der Rallye-Unterlagen an die 117 teilnehmenden Teams: Rund 600 Road Books, 600 Zuschauer Kits, 400 Streckenkarten, 350 Fahrzeugkennzeichnungen, 400 Rallye-Programme und 140 neu erstellte Strecken-DVDs gilt es, rechtzeitig in die richtigen Hände zu bringen.
In den Startlöchern stehen auch schon die freiwilligen Helfer der Aufbauteams. Die Aufgabe der rund 3.000 ehrenamtlichen Helfer aus den ADAC Ortsclubs ist der Auf- und Abbau der 16 Wertungsprüfungen, die in diesem Jahr eine Gesamtlänge von über 370 Kilometern aufweisen. Das dafür notwendige Material stammt aus dem ADAC Zentrallager in Reichenbach. Hier liegen rund 460.000 Meter Trassierband, 45.000 Meter Zwiebelzaun, 12.500 Meter Absperrgitter und 4.000 Meter ADAC Spannband zur Absperrung sowie etwa 7.700 Hinweis- und Richtungsschilder zur Zuschauerlenkung bereit, um kurzfristig in rund 105 Boxen auf 70 Fahrzeuge verteilt zu den diversen Einsatzpunkten transportiert zu werden.
Auch die Fahrerpräsentation am Kölner Dom bedarf einer umfassenden Logistik-Leistung: Auf dem Gelände des Roncalli-Platzes werden innerhalb kürzester Zeit eine Fahrzeugrampe als Bühne errichtet, ein TV- und Fotopodest aufgebaut, über 1.000 Meter Absperrungen und 35 – teilweise behindertengerechte – mobile Toiletten aufgestellt. Hinzu kommt der technische Aufbau für die Live-Bild-Übertragung auf einer 3.400 kg schweren, 5 x 3 Meter großen Videowall vor Ort und die entsprechende Verkabelung. Zur Durchführung sind hier 30 ADAC Marshals und 50 Mann Security-Personal im Einsatz.
Zum Aufbau der Wertungsprüfungen gehört auch die Einrichtung von über 60 Zuschauerzonen mit jeweils mindestens einem dazugehörigen Parkplatz. An zwölf Zuschauerbereichen des Rallye-Areals dienen dabei Lautsprecher-Systeme zur Information der Fans. Um die ADAC Rallye Deutschland dieses Jahr noch attraktiver für die Zuschauer zu gestalten, wird bei der berühmt-berüchtigten Wertungsprüfung „Arena Panzerplatte“ erstmals ein kleines temporäres TV-Studio in Zusammenarbeit mit Volkswagen Motorsport eingerichtet. Die Fans dürfen sich hier auf aktuelle Infos zu den Ergebnissen der Wertungsprüfungen, Zwischenzeiten und Gesamtklassement freuen. Außerdem gibt es jede Menge Live-Schaltungen, Interviews und Hintergrundinfos auf einer 80 qm Video-Wand.
Im Rahmen TV-Produktion der ADAC Rallye Deutschland ist in diesem Jahr eine 45 Mann starke TV-Crew im Einsatz. Acht Kamera-Teams produzieren insgesamt fünf Highlight-Magazine (4 x 30 Minuten, 1 x 60 Minuten) während der Veranstaltungstage, die international auf knapp 50 TV-Sendern zu sehen sind. Zum Einsatz kommen dafür außerdem ein TV-Helikopter, der an allen Veranstaltungstagen mindestens jeweils sechs Flugstunden unterwegs ist sowie zwölf Inboard-Kamera. Fünf Motorrad-Kuriere, die zwischen dem TV-Compound im Servicepark und den Wertungsprüfungen pendeln, versorgen die sechs modernen Video-Schnittplätze mit Material.
In der letzten Phase der Rallye-Vorbereitungen zieht das ADAC Organisationsteam von Birkenfeld nach Trier. Im Hotel Park Plaza entsteht das Rallye-Hauptquartier, das während der Rallye-Woche Schaltzentrale für alle Bereiche ist. Direkt im Servicepark (Messepark Trier) wird das Mediazentrum installiert. Von hier aus berichten während der Rallye rund 450 akkreditierte Journalisten in alle Welt.
